校属各单位：

为确保我校各项工作形成的文件材料完整、齐全归档，根据档案管理有关规定，请各单位将2020年形成的文件材料按归档范围收集整理，按归档要求向档案馆移交归档。现将有关事项通知如下：

一、归档范围

1.2020年1月1日至12月31日期间，学校党政管理、科研、教学、外事、基建、设备管理、出版等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料。

各单位文件材料归档范围参照《各类文件材料归档范围与保管期限表》/xzbgs/info/1025/1396.htm

2.归档的文件材料包括纸质材料和相应的PDF文件。

3.各单位的获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等（市级以上）及具有保存价值的实物档案应整理归档。

二、归档要求

1.文件类的归档材料实行以件为单位移交；财会（凭证、帐簿、报表等）、教学（录取、学籍成绩）、科研、基建、仪器设备等专业性的归档材料,以卷为单位进行整理、立卷，此类档案严格实行部门立卷制度，各部门通过档案管理系统整理完毕，经档案馆验收合格后归档。

2.重要请示类文件材料如已答复，须提供相关批复材料，一并归档。

3.归档材料必须完整，时间、公章完备。

4.归档的声像、实物档案须标明事由及时间、地点、人物；归档的电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间，以光盘形式移交。

三、档案的移交

1.归档单位移交档案材料时，必须填写归档文件移交目录/xzbgs/info/1025/1306.htm一式二份，经交接双方签字后各留一份备查。

2.移交档案时，档案馆按归档要求进行验收，合格后方可办理移交手续。

3.以件为单位的文件类材料，请于3月30日前完成移交。立卷部门请于4月30日前通过系统完成归档。

档案馆            

2021年3月12日