校属各单位：

为切实做好我校文件材料的归档工作，确保文件材料归档的齐全完整，根据档案管理的有关规定，请各部门兼职档案员将本部门2019年形成的文件材料按归档范围收集整理，在规定时间内向档案馆移交。现将移交过程中有关事项通知如下：

一、归档范围

1.2019年1月1日至12月31日期间，学校党政管理、科研、教学、外事、基建、设备管理、出版等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料，均应归档。

各部门文件材料归档范围请参照《各类文件材料归档范围与保管期限表》（见学校主页—党政办公室网页—下载中心）。

2.归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（如照片、光盘等），此类不同载体的文件材料应随纸制材料一同归档。

3.各部门的获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等（市级以上）及具有保存价值的实物档案应整理归档。

4.新冠疫情防控工作相关档案资料作为重大活动档案，以“2020新冠肺炎疫情防控工作专题档案”予以征集保存，按照《关于做好新冠肺炎疫情防控档案征集工作的通知》要求收集归档。

二、归档要求

1.学校产生的各类归档材料是我校各项活动真实的历史记录，具有无法替代的凭证、参考、宣传和教育作用。各部门、学院是学校档案工作的源头，要高度重视并认真做好文件整理归档工作。严禁将公务活动中形成的属归档范围的文件材料据为己有或放置立卷部门自行保管。

2.兼职档案员切实履行岗位职责，负责本部门归档材料的收集、整理及立卷工作，保证归档文件材料收集完整齐全，并按时移交档案馆。

3.文件类的归档材料实行以件为单位归档；财会（凭证、帐簿、报表等）、教学（学籍成绩）、科研、基建、设备等专业性的归档材料,以卷为单位进行整理、立卷，此类档案严格实行部门立卷制度，各部门按标准整理完毕，经档案馆验收合格后归档。

4.重要请示类文件材料如已答复，须提供相关批复材料，并放置一起。

5.归档材料必须完整，兼职档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料分割开或遗漏。

6.归档的声像、实物档案须标明事由及时间、地点、人物；归档的电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间，以光盘形式移交。

三、档案的移交

1.归档验收

移交档案时，交接双方当面检查，档案馆按归档要求进行验收，不符合要求的要退回归档部门，直至验收合格后方可办理移交手续。

2.移交手续

归档部门移交档案材料时必须填写归档文件移交目录（学校主页—党政办公室网页—下载中心），目录一式二份，经交接双方签字后各留一份备查。

3.归档移交时间

按年度归档的部门，请于5月30日前移交2019年度归档文件材料。

重大活动档案、科研、基建项目和专题性、成套性的档案材料，在项目结束并通过鉴定验收后的2个月内归档。

其它档案的归档时间按有关通知要求执行。

档案馆           

2020年5月9日