校属各单位：

为切实做好我校文件材料的归档工作，确保文件材料归档的齐全完整，根据档案管理的有关规定，请各部门兼职档案员将本部门2018年形成的文件材料按归档范围收集整理，在规定时间内向档案馆移交。现将移交过程中有关事项通知如下：

一、归档范围

1.2018年1月1日至12月31日期间，学校党政管理、科研、教学、外事、基建、设备管理、出版等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料，均应归档。

各部门文件材料归档范围请参照《各类文件材料归档范围与保管期限表》（见《太阳集团tyc539档案工作手册》或学校主页—两办网页—下载中心）。

2.归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（如照片、光盘等）。此类不同载体的文件材料应随纸制材料一同归档。

3.各部门的获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等（市级以上）及具有保存价值的实物档案应整理归档。

本次整理移交的归档材料是2018年各部门产生的归档材料和上级有关来文。

二、归档要求

1.各部门兼职档案员负责本部门归档材料的收集、整理及立卷工作。保证归档文件材料收集完整齐全，并按时移交档案馆。

2.文件类的归档材料实行以件为单位归档；财会（凭证、帐簿、报表等）、教学（学籍成绩）、科研、基建、设备等专业性的归档材料,以卷为单位进行整理、立卷，此类档案严格实行部门立卷制度，各部门按标准整理完毕经档案馆验收合格后归档。

3.归档材料必须完整，兼职档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料分割开或遗漏。

4.归档的声像、实物档案须标明事由（事件）及时间。

三、档案的移交

1.归档验收

移交档案时，交接双方当面检查，按立卷归档要求进行验收，不符合要求的要退回归档部门，直至验收合格后方可办理移交手续。

2.移交手续

归档部门移交档案材料时必须填写归档文件移交目录（见《太阳集团tyc539档案工作手册》或学校主页—两办网页—下载中心），目录一式二份，经交接双方签字后各留一份备查。

3.归档移交时间

党政部门和按年度归档的部门，请于4月10日前移交2018年度归档文件材料。

科研、基建项目和专题性、成套性的档案材料，在项目完成并通过鉴定验收后的2个月内归档。

其它档案的归档时间按有关通知要求执行。

校长办公室         

2019年3月11日