一、编制说明
为统一学校档案实体分类，实现学校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，达到加强对档案和档案工作的科学管理，充分发挥高校档案的作用，根据国家教育部、档案局联合下发的27号令《高校档案管理办法》及原国家教委发布的《高等学校档案实体分类法》（教办[1993]429号）的要求，结合我校实际情况制订本办法。
（一）类目的划分与标识
1．一级类目的设置和标识
根据档案产生的领域，结合档案记述的内容，确定为十个一级类目，同时作为相应档案的补充，增加了声像、实物、电子三个类别，其名称、标识符号和主要内容如下：
DQ 党群
主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。
XZ 行政
主要包括行政职能部门（教务、科研开发、基建、设备、外事、财务等部门除外）工作中形成的文件材料。
JX 教学
主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。
KY 科研
主要包括科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。
CP 产品生产与科技开发
主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。
JJ 基建
主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。
SB 仪器设备
主要包括在仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等环节中形成的文件材料。
CB 出版
主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。
WS 外事
主要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。
CK 财会
主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。
附加：
SX 声像
主要包括学校在教学、科研、管理等活动中，通过摄录或扫描形成的具有保存价值的照片、图像、录像带、录音带、唱片、光盘片、缩微片、幻灯片等。
SW 实物
主要包括学校获得的市级以上的各级各类奖励实物（奖状、奖牌、奖杯等）曾经使用过的印章，兄弟单位、国内外友人、校友赠送的珍贵礼品，名人到校的题词及字画。
DZ 电子
主要包括学校在党政管理、教学、科研等活动中形成的各类电子档案（文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件、程序文件和数据库文件）。
2．二级类目的设置和标识
二级类目是对一级类目的细分，二级类目的标识采用阿拉伯数字双位制，如“综合”为“11”，其余二级类目依次为12、13……99，但带“0”的数字不用，具体设置情况见主表。
（二）档号的编制与标识
档号的编制必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求，即同一档案部门内部的档案不得重号。同时档号是存取档案的代号，排架的依据，反映了我校档案的分类体系和物理位置。
根据档案反映的内容特征及整理标准的不同，我校档案采取案卷级和文件级两种管理方式。新生录取名册（JX13）、学籍管理（JX14）、科研项目（KY12、KY13…）、基建项目（JJ12、JJ13…）、仪器设备（SB12、SB13…）、产品生产与科技开发项目（CP12）、财会（CK12、CK13…），采取案卷级管理外，其余均采取文件级管理。
1．档号的结构
案卷级
档号=全宗号+年度+分类号+保管期限+案卷号
卷内文件级档号=全宗号+年度+分类号+保管期限+案卷号+件号
文件级
档号=全宗号+年度+分类号+保管期限+件号
2．档号的标识
档号的标识采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、年度号、分类号、保管期限号、案卷号、件号之间用符号“—”连接。
全宗号：由两位阿拉伯数字构成，原洛阳大学全宗号01、原工业高专全宗号02、太阳集团tyc539全宗号03，…。
年度号：由四位阿拉伯数字组成。
分类号：一级类目+二级类目
案卷号：即案卷顺序号，指同一类目下的案卷顺序编号。
件号：即文件顺序号。
例如：我院2009年组织工作档案永久第5件，可标为：03-2009-DQ13-永久-05
我院2011届毕业生学籍档案永久第15卷，可标为：03-2011-JX14-永久-15
二、档案的实体排架
根据《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》的规定，高校档案排架时要严格按档号排架。结合我校实际，采用年度，依次按一级类目、二级类目排架，在二级类目中按保管期限由高到低的顺序排架。
三、档案实体分类方法主表
DQ 党群
11 综合
12 纪检监察
13 组织
老干部工作入此类
14 宣传教育
15 统战
民主党派材料入此类
16 工会
教代会、工代会和妇女材料入此类
17 团委
学生社团、社会实践、科技创新入此类
XZ 行政
11 综合
12 人事
师资培养材料入此类
13 审计
14 武装保卫
15 总务
卫生、计划生育材料入此类
16 档案、图书、文博
JX 教学工作
11 综合
学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料、现教中心工作入此类
12 学科与实验室建设
专业设置、精品课程、特色专业入此类
13 招生
成人教育招生入此类
14 学籍管理
15 课堂教学与教学实践
16 学位工作
17 学生管理、毕业生
学生表彰、违纪处分材料，学生思想政治教育、大学生心理健康教育、学生资助工作、毕业生信息反馈材料入此类
18 教材管理
KY 科学研究
11 综合
学术活动材料入此类
12 按学科或项目设置类目
CP 产品生产与科技开发
11 综合
12 按产品种类或项目设置类目
JJ 基本建设
11 综合
12 按单项工程设置类目
SB 仪器设备
11 综合
12 按种类或型号设置类目
物品采购入此类
CB 出版
11 综合
12 报纸
13 刊物
14 书稿
WS 外事
11 综合
12 出国（境）
13 来校
14 国际合作
15 外国留学生工作
CK 财会
11 综合
12 会计报表
13 会计帐簿
14 会计凭证
15 工资清册
SX 声像
11 综合
12 照片
13 录音（像）带
14 幻灯片
15 磁、光盘
16 胶片
SW 实物
11 综合
12 奖状、荣誉证书
13 奖牌、奖杯、锦旗
14 礼品、纪念品
15 字画
16 印章