重大活动档案是指由本校及各部门主办、承办或参与的重大活动和重要会议所形成的具有保存价值的文字表、声像、电子文件、实物等不同载体形式的历史记录及其它具有参考价值的文件材料。

一．重大活动主要包括：

（一）党和国家领导人、教育部主要负责人、洛阳市市委和市政府等重要领导在学校视察、调研、指导工作等；

（二）外籍政要、外国著名大学学者、社会知名人士来校参观、访问、演讲、讲学等；

（三）教育部对学校各项工作的考核、评估、验收活动；

（四）学校与省、市政府的重要合作活动；

（五）校领导出席的各类重要公务活动。

（六）学校主办、承办的国际学术交流会议或全国学术研讨会。

（七）学校召开的各类重大会议（如党代会、教代会等）和重要纪念活动（如校庆等）；

（八）学校参与的有重要影响力的活动与会议，

（九）学校重大项目开工、奠基、落成（竣工）典礼，揭牌仪式； （十）本校师生参加并获奖的国内外具有重大影响力的比赛活动。

二.归档范围。

（一）重大活动、重要会议的请示、批复、活动方案、会议议程、工作报告、领导人讲话、会议成果、会议记录、宣传报道、题词等重要文字材料。

（二）记录重大活动、重要会议现场内容的照片、光盘、录音、录像带等声像材料及其文字说明。

（三）在外出公务活动中或重大庆典上所获赠的重要礼品、贺书等实物档案。

（四）在重要比赛中获得的证书、奖状、奖杯、奖牌。

（五）其它具有历史参考价值的材料。

三.归档要求

（一）重大活动形成的文件材料由承办单位负责收集、整理，向档案室归档。

承办单位为两个及以上的，由承担主要工作的单位（即主要承办单位）立卷归档，其他承办单位应当及时整理本单位在重大活动中形成的文件材料，并在重大活动结束之日起 20 日内向主要承办单位汇交。

（二）本校人员参与的社会重大活动和重大会议材料，如果属于学校所有的，参与部门和参与者在活动和会议结束后，应及时将各种载体档案材料整理归档。

（三）所归档的文件材料必须遵循文件材料的形成特点和规律，确保重大活动档案材料收集齐全、完整、准确、系统。

照片、录音、录像和电子文件必须图像清晰，声音清楚，并必须附有重要活动与重要会议的时间、地点、人物、事由等相关文字说明。

（四）承办单位应当自重大活动结束之日起 2 个月内，向档案室移交重大活动档案。

（五）重大活动文件材料归档时，归档单位要填写移交目录一式二份，与归档材料一并向档案室移交，经检查验收符合要求后，交接双方在移交目录上签字盖章，各执一份存查。