第一章  总 则

第一条  为了适应学校信息化建设需要，规范电子文件的归档与管理工作，维护电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性，充分发挥电子文件的凭据参考作用，根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》《电子档案移交与接收办法》、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）等有关法律法规，制定本办法。

第二条  本办法中基本术语解释

（一）电子文件：国家机构、社会组织和个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。

（二）电子档案：在处理公务活动中形成的具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。

（三）元数据：描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。

（四）组件：构成电子文件、电子档案且独立存在的一个比特流（示例：文书类电子档案的组件包括电子公文正文、若干附件、定稿或修改稿、公文处理单等）。

（五）逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案馆移交的过程。

（六）物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案馆移交的过程。

（七）真实性：电子文件、电子档案的内容、逻辑结构和形成背景与形成时的原始状况相一致的性质。

（八）可靠性：电子文件、电子档案的内容完全和正确地表达其所反映的事务、活动或真实的性质。

（九）完整性：电子文件的内容、结构、背景信息齐全且没有破坏、变异或丢失的性质。

（十）可用性：电子文件、电子档案可以被检索、呈现或理解的性质。

（十一）电子档案管理系统：对电子文件、电子档案进行捕获、维护、利用和处置的计算机信息系统。

（十二）背景信息：描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

（十三）转换：在维护真实性、完整性和可用性的前提下，将电子档案从一种载体转换到另一种载体或从一种格式转换成另一种格式的过程。

（十四）迁移：在维护真实性、完整性和可用性的前提下，将电子档案从一个系统转移到另一个系统的过程。

（十五）登记：电子档案进入电子档案管理系统时赋予电子档案唯一标识符的行为。

（十六）全过程管理：对电子文件形成、办理、归档、以及电子档案维护、利用和最终处置（销毁或永久保存）全过程进行的控制。

第三条  电子文件归档与电子档案管理应纳入信息化建设规划，遵循技术和管理并重、便于利用和安全可靠的原则。

第四条  应对电子文件、电子档案实施全过程管理，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

第二章  管理体制和职责

第五条  学校和各单位（部门）都要明确电子文件归档管理工作的分管领导，负责学校和本单位（部门）电子文件归档管理工作的监督和指导，并协调解决实际问题。

第六条  各单位（部门）兼职档案员负责本单位形成电子文件的收集和管理工作，并向档案馆移交归档。

第七条  各单位（部门）从电子文件形成时就要有严格的管理制度和专业的技术措施，对其实施超前管理。要将电子文件的整理归档工作纳入电子文件承办人的岗位职责。电子文件承办人应及时将电子文件移交本单位兼职档案员，确保电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性。

第八条  电子文件的形成、承办、运转、整理与归档等工作，由文件形成单位负责。电子文件的真实性、完整性可用性和安全性，归档前由形成单位负责，归档后由档案馆负责。

第九条  对电子文件日常管理的业务指导、检查和分类保管工作，由学校档案馆负责。档案馆建立相应的工作制度，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管与利用实行全过程管理。信息化部门负责为电子文件管理提供信息化支持；保密部门负责涉密电子文件的保密监督管理。

第十条  电子文件与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。档案馆要配备政治业务素质较高的计算机或相关专业技术人员管理电子档案，同时配备与各业务部门兼容的计算机及软、硬件系统，保证电子文件的可用性，并利用电子档案管理系统，管理归档的电子档案。档案工作人员要熟练掌握计算机和电子档案管理系统的操作技能，利用归档的电子文件，积极开展档案编研、信息开发和服务利用工作。

第三章  电子文件的收集与积累

第十一条  各单位（部门）在公务活动中产生的电子文件，凡有查考利用价值的均应定期制作文件备份，并及时刻录到光盘上脱机保存。盘片上要用汉字标明文件名称及刻录时间，放入专用装具内积累妥善保管。采用物理归档方式归档到档案馆的电子文件，仍要在本单位（部门）至少保留五年后方可删除或销毁。

第十二条  收集积累的电子文件类型

（一）  电子文件稿本

电子文件按其稿本分为草稿、定稿和正式电子文件。

1.草稿电子文件：用计算机形成的、处于较为原始状态的稿本，以供修改、讨论和审批使用。重要文件的历次草稿保存时，每一稿应以不同标识加以区别。

2.定稿电子文件：用计算机起草文件时形成的最后一稿电子文件，记录了文件的最后修改结果，有重要凭证、依据价值，收集时需落实必要的签字手续，明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者。

3.正式电子文件：将修改、签发的定稿电子文件正式制作完毕，能行使其文件的职能，其标识应以正式文件文号注明。

档案馆在工作中主要收集定稿和正式版本的电子文件。

（二）电子文件信息类型

主要收集积累的电子文件信息类型有：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、超媒体链接文件、程序文件、数据库文件、程序文件等。

1.文本文件：指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT 为通用格式，归档时全部转为PDF 格式保存，以确保电子文件的真实性和不可改动。

2.图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。对用扫描仪等设备获得的采用非通用格式的图像电子文件，收集归档时应将其转换为通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。

3.图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图工具获得的静态图形文件，收集归档时应注明其软硬件环境和相关数据。

4.影像文件：指用数码摄像机、视频采集卡等视频设备获得的动态图像文件。对用多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。归档的视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI 为通用格式。

5.声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件。音频电子文件以WAV、MP3 为通用格式。

6.超媒体链接文件：指用计算机超媒体链接技术制作的文件。

7.数据库文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。数据库文件以DBF、XLS 文件为通用格式。

8.程序文件：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件等。

（三）电子文件载体类型

主要有光盘、磁盘、磁带等介质的载体类型。

第四章  电子文件的归档

第十三条  归档范围：文本类电子档案参照《太阳集团tyc539归档范围与保管期限表》纸质文件归档范围，并包括相应的背景信息和元数据。各单位（部门）形成的有重要参考利用价值的其他电子文件均应收集归档。

第十四条  归档要求：文件形成单位或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案馆移交，并按电子文件要求的格式将其存储到符合要求的脱机载体上。

第十五条  鉴定：各单位（部门）兼职档案员对归档的电子文件要进行文件真实性、可靠性、完整性和可用性检验，发现问题及时采取补救措施。档案馆工作人员对移交的电子档案进行保管期限的鉴定。

第十六条  归档时间：可按逻辑归档和物理归档两步进行，逻辑归档可实时进行，物理归档按照档案馆归档时间按时完成。

第十七条  各单位（部门）具有稳定可靠的网络环境、有严密安全管理措施以及对内容重要的电子文件制作了纸质版本，可以直接向校档案馆实施逻辑归档，逻辑归档基本要求是：

（一）电子文件归档操作由具体经办人完成，办理完毕的电子文件要注明标识。

（二）档案馆需对各单位兼职档案员设定查询电子档案的权限。

（三）电子文件归档后，要及时清理计算机或网络上重复的电子文件。

（四）各单位设备更新时要及时做好电子文件向新设备转换的工作，做好数据更新记录，将转换后的新数据向档案馆移交归档。

第十八条  各单位（部门）电子文件承办人要及时将应归档的电子文件光盘或磁盘向本单位兼职档案员实施物理归档。物理归档的基本要求是：

（一）各单位兼职档案员要根据本单位纸质档案归档范围制定电子文件的归档范围与归档计划。

（二）电子文件承办人应根据归档范围，在电子文件产生时就对应归档的电子文件标注一定的标记（包括文件题名、形成日期、编号等）。

（三）各单位办理完毕的电子文件，及时刻录到光盘上（为禁止对文件写操作，应刻录到一次性写光盘上），载体上标注好盘内文件内容、类别、存入日期及光盘编号等，如要保密还要标明密级。凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。物理归档的电子文件仍要在本单位计算机硬盘或光盘上至少保留五年后方可销毁。

（四）特殊格式的电子文件，归档时应在存储载体上同时备份相应查看软件。对用数据库管理系统生成的数据库文件，字段名为非汉字的数据库文件归档时应附数据库结构说明书，标明每个字段的汉字名称。记录内容用代码表示的应全部转换为汉字表示，以确保数据库信息的可用性。

（五）电子文件承办人在向本单位兼职档案员归档时，应填写《太阳集团tyc539电子文件归档登记表》，与光盘、磁带等一同交给兼职档案员归档。

第五章  电子文件的移交

第十九条  元数据应当与电子文件一起移交，一般采用基于XML 的封装方式组织档案数据。

第二十条  采用技术手段加密的电子文件应当解密后移交，压缩的电子文件应当解压缩后移交，特殊格式的电子文件应当与其读取平台一起移交。

第二十一条  电子文件移交的主要流程是：组织和迁移转换电子文件数据、检验电子文件数据、移交电子文件数据等步骤。

第二十二条  电子文件的形成单位一般应在每年六月底前将上年度办理完毕的属于归档范围的电子文件向档案馆移交归档，数据库文件可视情况按月或按季度向档案馆移交归档。

第二十三条  档案馆应建立电子档案接收平台，进行电子文件数据的接收、检验、迁移、转换和存储等工作。

第二十四条  档案馆应对接收归档的电子文件的载体及其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接。检验项目包括：载体有无划痕，是否清洁；有无病毒；核实电子文件的真实性、完整性、可用性、安全性及审核手续；核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。凡检验不合格的，应及时退回形成单位重新制作，并再次对其检验。检验合格的分别由移交单位和接收单位双方在《太阳集团tyc539电子文件归档登记表》签字盖章。登记表一式两份，一份交电子文件形成单位，一份由档案馆自存。

第六章  电子文件的整理

第二十五条  电子文件的整理，主要指电子文件形成单位把电子文件移交之后，档案馆进行整理保存的过程。

（一）把带有归档标识的电子文件按载体和文件类别代码进行相对集中的分类组织存储载体。

（二）电子文件以件为单位进行整理，按照国家档案局的《归档文件整理规则》为标准。

（三）电子文件的分类方案按我校制定的《太阳集团tyc539档案实体分类办法》编制实体分类号。

（四）存储载体类型标识为：DZ11-光盘、磁盘；DZ12-移动硬盘；DZ13-磁带等。

电子文件类型标识为：11-文本文件；12-图像文件；13-图形文件；14-影像文件；15-声音文件；16-超媒体链接文件；17-数据库文件。

电子文件编号方案为：全宗号-年度-分类号-保管期限-件号。

（五）把通过分类的电子文件按存放载体编号重新排列，将需要著录项目输入计算机数据库内，编制机读目录和简要的检索工具。其基本著录项目为：序号、题名、责任者、文件形成时间、实体分类号、电子档号、密级、保管期限、硬件和软件环境等著录内容。电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。

（六）档案馆应当将电子档案交接、迁移、转换、存储等信息补充到电子档案元数据中。

第七章  电子档案保管、统计、利用

第二十六条  电子文件移交到档案馆后，档案馆要制作一式三套，一套封存保管，一套查阅利用，一套异地保存。

第二十七条  接收入库的电子档案，每两年要抽检一次，抽检率不低于10%，发现问题要及时采取恢复措施。

第二十八条  随着计算机技术和设备的发展更新，设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作。库存电子档案要在完整性、准确性、安全性有保障的前提下，同步转换更新复制。复制或补救新版后，原载体仍需保存五年。

第二十九条  对电子档案的复制分为相同载体的原样复制和不同载体的转换复制。相同条件下，要优先考虑载体的可靠性和可用性。

第三十条  磁性载体上的电子文件，每四年要复制转存一次。需抢救的光盘应及时复制，原载体保留时间不少于四年。

第三十一条  保管的电子档案要采用专门的保护设备和保护技术手段。电子文件载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中，温度控制在17℃—20℃；相对湿度控制在35%—45%，距离强磁场10 米以上。

第三十二条  随着系统设备更新或系统扩充，应及时对电子档案进行迁移操作，并填写《太阳集团tyc539电子档案格式转换与迁移登记表》。

第三十三条  电子档案提供利用要注意以下事项：

（一）电子档案的利用方式包括：拷贝、在线利用、在指定地点阅读和借阅等方式。

（二）封存的电子档案不得利用和外借，利用时要使用电子档案的复制件。

（三）电子档案查阅利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的电子档案一般不在网上提供利用，确有必要以联网方式利用时，应严格遵守国家和学校的有关保密规定，并采取稳妥的安全保密措施。

第三十四条  电子档案的保管期限参照国家、教育部和本校制定的纸质文件材料保管期限的有关规定执行。超过保管期的电子档案要销毁，需材料形成单位、党政办公室和档案工作领导小组进行审核，编制销毁清册，经有关领导批准后方可销毁，并要确保载体与信息的彻底销毁。销毁电子档案时需填写《太阳集团tyc539电子档案销毁登记表》。

第三十五条  属于保密范围的电子档案，如存储在不可擦除的载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的电子档案可进行逻辑删除。

第三十六条  档案馆应及时按年度对电子档案的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

第八章  奖励与惩处

第三十七条  学校建立档案工作检查、考核和评估制度，明确岗位职责，对优秀的工作人员和突出的服务业绩、对在电子文件和电子档案管理工作中做出突出贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励。

第九章  附则

第三十八条  本办法未尽事宜，参照国家有关标准和规定执行。

第三十九条  本办法自发布之日起施行，由档案馆负责解释。

    附件1 电子文件归档登记表.docx

    附件2 电子档案格式转换与迁移登记表.docx

    附件3 电子档案销毁登记表.docx