太阳集团tyc539档案工作管理办法

第一章   总则

第一条  为加强我校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，充分发挥档案在各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等有关法律法规的要求，结合我校实际情况，制定本办法。

第二条  本办法所称档案是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条  学校档案实行集中统一管理的原则，维护档案的完整与安全，便于有效地开发利用。

第四条  档案工作是学校各项管理工作的重要组成部分，学校将档案工作纳入全校的工作计划和整体发展规划，制订档案工作制度。各单位（部门）要把文件材料的形成、积累、整理、移交、归档工作纳入教学、科研及管理相关人员的职责范围和工作程序中，纳入考核管理机制；实行“四同步”管理，在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，同步落实布置、检查、总结、验收档案工作。学校要在人员、经费、库房、设备等方面给予保证。

第五条  各单位（部门）和全体师生员工都应遵照《中华人民共和国档案法》，承担保护和移交档案义务，有权举报违反档案法律法规和规章的行为。

第二章 管理体制及职责

第六条  我校档案工作在学校党委行政的领导下，由主管领导和档案馆负责日常工作。学校成立以校长为主任委员的档案工作委员会，负责指导、决定、咨询、审议学校档案工作的重大问题。各部门应明确一名负责人分管本部门的档案工作，并根据实际情况，配备一至两名兼职档案员（一定时期内相对稳定），负责本部门档案的收集、整理和移交工作。

第七条  档案馆是学校档案工作的专门机构，接受上级档案业务部门的指导、监督和检查。其主要职责是：

（一）宣传、贯彻、执行国家和省、市有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

（二）拟订并贯彻落实学校关于档案工作的规章制度、工作规范和管理办法；

（三）集中统一管理学校党群、行政、教学、科研、产品生产与科技开发、基建、仪器设备、出版、外事、财会、专题、声像、实物、电子等十四类档案，维护档案实体和档案信息的完整与安全；

（四）负责学校各类档案及有关资料的接收、征集、整理、分类、编目、鉴定、销毁、保管、统计等工作；

（五）组织实施学校档案信息化建设和电子文件归档工作；

（六）编制检索工具，开展学校档案的开放和利用工作；

（七）编辑学校档案参考资料，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

（八）对学校所属机构的档案工作进行指导、监督和检查，开展档案工作人员的业务培训；

（九）利用档案开展宣传教育活动，发挥学校档案的文化教育功能；

（十）开展档案学术研究、档案工作实践研究和档案学术交流活动；

（十一）完成上级和学校交办的其他工作。

第八条  各部门档案负责人工作职责：

（一）领导督促本部门教职员工执行学校档案工作规章制度，把档案工作纳入本部门的整体工作、议事日程和有关人员的职责范围；
  （二）为档案工作人员提高政治、业务素质创造条件，切实帮助兼职档案人员解决工作中的实际问题；
   （三）检查本部门档案材料的形成、积累、整理和立卷工作，保证案卷质量和档案材料的及时归档；

（四）负责本部门档案材料的安全和保密工作。

第九条  兼职档案员工作职责：

（一）积极主动向本部门的领导和有关同志宣传档案工作法规、制度及有关规定；   

（二）坚持平时立卷，参照本部门归档范围及保管期限表，合理分类存放，便于利用和归档；

（三）负责本部门文件材料的形成、积累、保管和归档工作，保证归档文件材料齐全完整；

（四）主动接收学校档案馆的业务指导和督促检查，按归档要求向档案馆移交归档材料；

（五）积极参加档案业务学习，不断提高档案工作水平；

（六）负责文件材料的安全和保密工作。

第三章 档案的收集与归档

第十条  建立和完善归档制度，纳入招生、教学、科研和管理人员的职责范围，做到每项重要工作都有完整、真实、准确、系统的文件材料归档保存。

第十一条  教学科研成果，基建工程，大型仪器设备开箱等鉴定、验收时，应通知档案馆工作人员参加，有关业务主管部门应会同档案馆对应归档的文件材料审查并签署意见。

第十二条  学校各单位（部门）对集体或个人在教学、科研、党政管理等活动中形成的各类有保存价值的档案材料，必须按照规定整理、立卷，并及时向档案馆移交集中管理，任何单位和个人不得据为己有或拒绝归档。

对个人在非公务活动中形成的重要文件，学校档案部门可通过征集、代管等多种形式管理。

第十三条  应当将纸质档案材料和电子、声像、实物等各种载体的档案材料同步归档。

各类文件材料的归档范围和保管期限，按《太阳集团tyc539档案归档范围与保管期限表》执行。

第十四条  归档要求：

（一）实行档案材料形成单位收集、整理、立卷、归档制度。各单位（部门）应当按照档案馆的具体要求，整理完毕，经档案馆验收合格后归档。

（二）归档的文件材料应是原件，背景信息齐全，时间、公章完备，且质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。

（三）各单位（部门）移交档案时，应认真填写一式二份的移交清单，双方签字生效。

（四）电子文件的归档要求按照《太阳集团tyc539电子文件归档与管理办法》执行。

（五）凡由几个单位合作完成的工作或科研项目，由课题主管单位负责整套档案的立卷归档。

第十五条  归档时间：

（一）党群、行政、教学综合管理、出版、外事等文件类材料应在次年3月底前移交。

（二）教学部门和能按教学年度立卷归档的部门应在每年11月底以前完成归档工作。

（三）科研、基建、设备等部门应在项目完成，鉴定验收后两个月内完成立卷归档工作。

（四）财会档案可由财务部门保管1-3年，期满前归档。

（五）声像档案在完成制作后半年内归档。

第四章 档案的管理

第十六条  学校建立、健全档案工作的检查、考核与评估机制，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。

第十七条  档案馆根据高等学校档案实体分类法，结合学校实际，编制档案实体分类方案，实行部门立卷原则，由文件形成单位进行收集、分类、整理、编目。

第十八条  档案馆建立健全档案管理制度，做到有章可循，有规可依。

第十九条  档案馆要做好档案的鉴定工作。对保管期限已满、失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册，按档案销毁程序批准后方可销毁。未经鉴定和批准销毁的档案，任何单位和个人不得自行销毁。

第二十条  档案馆要认真执行档案统计年报制度，按国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第二十一条  档案馆应采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或字迹褪色的档案，应及时复制并组织修复。对重要档案应及时数字化，形成电子档案。

第二十二条  加强对保密档案的管理。依照《中华人民共和国保密法》及其实施办法的相关规定，制订档案保密制度，规范保密档案的收集、整理、保管、利用以及变更和解密等工作。

第二十三条  档案馆建立库房管理制度。档案库房管理应坚持“预防为主、防治结合”的方针和“坚固实用、安全防范、科学管理、利用方便”的原则，档案库房应具有防盗、防火、防霉、防虫、防尘、防鼠、防高温、防强光等安全防护措施，确保档案的安全保管。

第五章 档案的利用与公布

第二十四条  档案馆要严格执行国家、学校保密制度。在确保档案安全和国家机密前提下，学校档案馆按照国家有关规定公布档案，其他任何组织或个人无权公布学校档案。属下列情况之一者，不得对外公布:

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位规定限制利用的。

第二十五条  凡持有合法证明的单位或个人，在表明利用档案目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。

境外组织或者个人利用档案，按照国家有关规定办理。

第二十六条  学校各部门查阅本部门归档的档案，经办人可直接到档案馆查阅，查阅非本部门归档的档案须经归档部门同意。

第二十七条  涉及未公开的档案内容，涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或本人同意，报请分管校领导审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或国家秘密，应当经学校保密部门批准。

第二十八条  社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，档案馆应当无偿和优先提供。

第二十九条  档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加盖档案馆印章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第三十条  档案馆应当编制检索工具，编研档案资料，采取多种形式 （如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），开展档案利用和宣传工作。

第六章 档案信息化建设

第三十一条  学校应当加强档案信息化建设，采取措施保障档案信息安全，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。

第三十二条  学校应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。

第三十三条  电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。

电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。

第三十四条  电子档案应当通过符合安全管理要求的网络或者存储介质向档案馆移交。

档案馆应当对接收的电子档案进行检测，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

档案馆可以对重要电子档案进行异地备份保管。

第七章 奖励与处罚

第三十五条  有下列事迹之一的，学校给予表彰与奖励：

（一）在档案的收集、征集、整理、保护、利用及现代化管理工作中成绩显著的；

（二）将重要或珍贵档案资料捐赠给学校的；

（三）按规定收集、整理、立卷，准时向档案馆移交档案的；

（四）抢救档案有功，使学校档案免遭损失的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第三十六条  有下列行为之一的，档案馆责令限期改正，或者报请学校处理；情节严重的，由学校报请地方档案主管部门对直接责任人给予处罚；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

               第八章 附则

第三十七条  本办法由档案馆负责解释。

第三十八条  本办法自发布之日起施行。